عملــية صــنع واتخــاذ القــرار
. توافــــر البدائـــــــل)عناصر الدقة فى تعريف المشكلات - المنهج العقلانى فى اتخاذ القرارات - وسائل تفعيل القــرار طرق تحسين عملية اتخاذ القرار الجماعى - صفــات القــــرار الجـــــــيد
الأهــــداف
•تعريف عملية صنع واتخاذ القرار .
•مناقشة العناصر المختلفة التى تسهم فى شكل القرار.
•طرح عملية تحليل المشكلات ، ووضع الحلول العملية لها .
•التعرف على الخطوات المختلفة لتطوير البدائل .
•مناقشة أنماط اتخاذ القرار ومحدداته .
•مناقشة أدوات متابعة تنفيذ القرار.
ســـــؤال يفـــرض نفســــه ؟!
ماهى المعوقات أو العوامل السلبية التى تعطل اتخاذ
القرارات ، وتؤثر سلبيا على تنفيذها بالكفاءة والفعالية
المطلوبة ؟
العوامل التى تؤثر على فعالية القرارات
•*مركزية اتخاذ القرار وعدم التفويض .
•*خوف متخذ القرار من المسئولية .
•*عدم ثقة متخذ القرار فيمن يقومون بالتنفيذ .
•*غياب المعلومات اللازمة لاتخاذ القرار السليم .
•*عدم وضوح المشكلة المطلوب اتخاذ قرار بشأنها .
•*نقص الإمكانات المطلوبة لتنفيذ القرار .
•*عدم تحديد المسئولية .
متى نحتاج إلى قرار ؟
حين نشعر أن لدينا مشكلة .
ومتى نشعر أن لدينا مشكلة ؟
حين يحدث انحراف عن الهدف الذى نسعى لتحقيقه بالسلب أو الإيجاب .
عنــاصر القـــرار
•
متخــذ القــــرار نفسه. درجة الاستعجال لاتخاذ القرار. طبيعة المشكلة.• البيئة التى سيتم فى إطارها اتخاذ القرار. •الموارد المتاحة لمتخذ القرار.• المحددات والعوامل التى تحجم سلطات متخذ القرار. • توافر البدائل لدى متخذ القرار.
1. متخــذ القــــرار
•*خبرته العملية .
•*شخصيته ونمط الإدارة الذى يميزه.
•*مدى اقترابه أو بعده عن المشكلة.
•*مستوى المعلومات المتوافرة له.
•*مستوى تحفيزه لاتخاذ قرار .
•*حدود سلطاته.
•*مدى التأثير المباشر للنتائج على عمله
2. درجة الاستعجال لاتخاذ القرار
•*عالــــــــــية
•*متوسطـــــة
•*غير عاجـــــل
3. طبيعــة المشكــلة
•*معقدة وصعبة.
•*سهلة وبسيطة.
4. البيئة المحيطةبمتخذ القرار
•*مستوى التعاون المتوقع لأطراف المشكلة فى الحل .
•*”ثقافة“ المنظمة التى يعمل بها (ديمقراطية ، أوتوقراطية)
•* الضغوط الاجتماعية والسياسية التى تفرض اتجاها معينا.
•*حدود السلطة ”ونطاق السيطرة“.
•*نمط القيادة للرئيس المباشر .
•*ملائمة مكان العمل لتوفير سبل الراحة المعقولة.
5. المــوارد المتاحــة•*الأفراد المدربين لإداء العمل .
•*توافر الاجهزة والمعدات اللازمة .
•*وجود ميزانية مناسبة .
•*الوقت المتاح للتخطيط والتنفيذ .
•*المكان الملائم للاجتماعات وتنفيذ المهام .
6. المحددات والمعوقات
•*مستوى ”الشللية“ وتكتلات أصحاب المصالح فى مكان العمل .
•*مستوى تدخل الرئيس المباشر .
•*المؤثرات الخارجية التى تفرض على صانع القرار .
•*عدم توافر الإمكانات الأساسية اللازمة .
•*ضغوط الوقت .
7. توافــــر البدائـــــــل•*قدرة متخذ القرار ومجموعة العمل على ”توليد“ البدائل فى حالة عدم اعتماد أو استحالة *تنفيذ الخطة الأصلية .
•*مدى مرونة القيادات فى تقبل البدائل .
•*مدى ”وعى“ متخذ القرار وفريق العمل بالمتغيرات حولهم والتى تحدث أثناء التنفيذ.
•*التقييم الدقيق للإمكانات البديلة المتاحة .
عناصر الدقة فى تعريف المشكلات
عناصر سلبية معوقة
•*زيادة المعلومات عن الحد المعقول
•*وجود دوافع خفية لدى بعض أعضاء فريق العمل .
•*سوء الاتصــال .
•*الفشل فى الاتفاق على حقيقة المشكلة .
•*الغموض وعدم وضوح الهدف
عناصر إيجابية دافعة
•*معلومات جيدة موثقة .
•*توافر الشفافية والثقة بين فريق العمل .
•*الحقائق واضحة ومتفق عليها
•*وجود قيادة واعية لها منهج واتجاه واضح .
•*دوام تحديث المعلومات وتقدير الموقف على ضوء المتغيرات.
المنهج العقلانى فى اتخاذ القرارات
ونعنى به النهج العقلانى البحت فى اتخاذ القرارات ، وتطوير
استراتيجية تقوم على مايلى:
• *المعلومات الموثقة والحقائق المجردة ،
• *والتحليل والمنطق ، • وتهدف أساسا إلى تحقيق مكاسب اقتصادية .
عملية اتخاذ القرارات1.*الإحساس بالمشكلة .
2.*تحديد منهج الاختيار بين البدائل .
3.*تحديد الوزن النسبى للبدائل .
4.*”توليد البدائل“ فى حالة عدم تنفيذ الحل الأمثل .
5.*اختيار أنسب الحلول من بين البدائل .
6.*مرحلة تنفيذ الحل الأنسب .
7.*المتابعة وقياس العائد .
الحل الأنسب هو ....
هو الحل الذى يتوافر فيه مايلى :
•*يحقق حل المشكلة من جذورها وليس بعض الأعراض .
•*يتم بأقل تكلفة ممكنة .
•*يتم فى أقصر وقت ممكن .
•*لايحتاج لموارد أضافية عن تلك المتوافرة بالفعل عند اتخاذ القرار .
تفعيل عملية اتخاذ القرار •*التفكير بصورة ابتكارية لتقليل تأثير العوامل المعوقة والمحددات والتغلب عليها .
•*زيادة مصادر الحصول على المعلومات الموثقة .
•*احترام الاحساس الفطرى ، وخلط العقلانية بالخيال .
•*الإنصات جيدا للاقتراحات من الغير ، وخاصة فريق العمل .
•*اختيار الوقت المناسب لاتخاذ القرار .
الأنماط المختلفة لاتخاذ القرارات•*التجنب ، أو التجاهل والتسويف فى الحل.
•*التهوين من حجم المشكلة أو كل أو بعض عناصرها .
•*فرض الحلول بحكم سلطة المنصب .
•*التعاون والمشاركة فى الحل .
ويستخدم المديرون المحترفون كل تلك الأنماط ، وإن كان يغلب على أسلوب كل منهم واحد فقط منها معظم الوقت.
الأسس التى تحدد نمط اتخاذ القرار
•*طبيعة الموقف والمشكلة نفسها التى تحتاج إلى قرار.
•*مستوى خبرة المرؤوسين واستعدادهم للعمل وتقبلهم للمسئولية .
وسائل تفعيل القــرار
القرار الجماعى
الهدف الأساسى لذلك هو زيادة نسبة ” الالتزام ” بين أعضاء
فريق العمل ”على ضوء المعلومات التالية:
• الناس يرغبون فى الاشتراك فى اتخاذ القرارات التى تؤثر تمسهم وتؤثر عليهم .
•الناس يستوعبون أكثر القرارات التى يشتركون فى صياغتها .
•الناس يصبحون أكثر التزاما بالقرارات التى ضحوا فى صنعها بالوقت والجهد .
متى يكون القرار الجماعى أفضل ؟
•حين يتوافر تنوع الخبرة والشخصيات فى فريق العمل .
•حين يتم تقسيم العمل على الأفراد طبقا لخبراتهم .
•حين يبنى القرار على أساس ”الخبرة العملية الجمعية“ لأفراد الفريق وليس المفاضلة الفردية لكل منهم .
• حين يتوافر الاحترام المتبادل للخبرات بين فريق العمل .
•حين تتاح الفرصة الكافية للمناقشة والدراسة المتأنية ”طبقا للوقت المتاح“.
•حين تتوافر لدى قائد الفريق كفاءة تحفيز وإدارة الفريق لتحقيق النجاح المطلوب فى إنجاز المهام المكلفين بها .
مزايــا القـــرار الجمــــاعى
•تعدد الخبرات ، ومن ثم وجهات النظر فى المشكلة المطروحة
•تعدد الحلول والبدائل الابتكارية .
•زيادة التزام أعضاء الفريق بما يتخذ من قرارات .
• زيادة مستوى التعاون بين الأعضاء .
القرار الجماعى: الأخطاء المحتملة
•عملية اتخاذ قرار جماعى تستغرق وقتا أطول .
•الصراعات على مصالح شخصية ، أو تسوية الخلافات الشخصية على حساب العمل .
•السيطرة على مقدرات المجموعة من قبل شخص/أشخاص لتحقيق مصالح شخصية .
•الحرص على الموافقة السريعة ، والتنازل عن الرأى الشخصى دون مناقشة حرصا على إرضاء الفريق .
طرق تحسين عملية اتخاذ القرار الجماعى
•*العصف الذهنى .•تحدى الآراء المطروحة بغرض تحفيز الأعضاء على المزيد من البحث عن بدائل أو أقتراحات أفضل .
•*مجموعات البحث لأجزاء من المشكلة وعرض مايتفقون عليه على باقى المجموعات ، ثم *دمج كل الاقتراحات فى الحل الأنسب .
•*الاستثمار فى تدريب القيادات ورؤساء المجموعات على أساليب تفعيل أداء مجموعات العمل .
*التفــــــــــويض
”لايمكن لفرد، مهما بلغت قدراته، أن يتخذ وحده كافة القرارات المتعلقة بعمله طوال الوقت“
شـــــروط التفـــويض
•توافر من يملك المهارات المطلوبة للعمل ويقبل المسئولية.
•أن توضح حدود التفويض بدقة شديدة.
•أن تحدد فترة التفويض.
•ألا يتنصل المفوض (بكسر الواو) من المسئولية المترتبة على قرارات المفوض (بفتح الواو).
•أن يداوم المفوض (بكسر الواو) على التوجيه والنصح وأن يوفر للمفوض (بفتح الواو) الموارد اللازمة لإنجاح قراراته
مزايـــــــا التفــــويض
•تتيح الوقت للرئيس أن يقوم بأعمال أهم .
•تفتح الباب أمام الرئيس للترقى مادام عمل إدارته لن يتعطل بوجود البديل .
•تتيح الفرصة للرئيس أن يمارس حياته فى غير تكلف ، وأن يستمتع بأجازاته ، أو ينال حظه من العلاج لو مرض .
•تحفز المرؤوسين وتفتح أمامهم باب الأمل فى الترقى .
•تتيح الفرص للرئيس أن يحسن تقييم مرؤوسيه الذين يفكر فى ترشيحهم للترقية .
أســباب عــدم التفــويض
•اعتقاد خاطئ بأن المرؤوس قد يظهر ضعف رئيسه .
•عدم شعور بالأمان، وعدم ثقة بالنفس من قبل الرئيس.
•فشل الرئيس فى إعداد صف ثان يصلح لتولى المسئولية.
•المجاملة والخوف من رد فعل باقى المرؤوسين.
•وقوع الرئيس تحت تأثير انطباع شخصى عن المرؤوس المرشح لتولى المسئولية.
•عزوف المرؤس نفسه عن تولى المسئولية.
صفــات القــــرار الجـــــــيد
•
الوضوح التام بما لايدع مجالا للتخمين .
•الاتساق مع طبيعة المشكلة والمقدمات التى أدت إليه .
•واقعى يمكن تطبيقه .
•يبلغ لكافة الأطراف التى ستشترك فى تنفيذه .
•متوازن ، وفى حدود الإمكانات المتاحة .
•يمكن قياس نتائجه .
•يشتمل على إجراءات التنفيذ ، وجدول زمنى يضمن ذلك .
هل هذه هى صفات القرار الجيد
أم القرار الصحيح ؟
ماالفـرق بين المعنيين ؟
شكرا ... وأتمنى لكم دوام التوفيق
موضوع: عمليه اتخاذ القرار 
الأربعاء فبراير 24, 2010 4:33 pm